Procesos de transmision y distribucion del documento final: criterios que hay considerar las prioridades medios y canales.

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO O INFORMACIÓN

Distribución de la documentación hace referencia a la metodología establecida en la organización para asegurar que los documentos pertinentes se hayan disponibles en los puestos de uso.

El método ideal es aquel que no comporta trabajo extra y que garantiza que todas las personas pueden consultar fácilmente la información que contienen eliminando el riesgo de coger una versión obsoleta de un documento. La distribución de la documentación debería complementarse con un sistema de aviso a las personas afectadas cuando se realiza una modificación en la documentación que les afecta.

Procedimiento de transferencia de documentos

1.Responsables de efectuar la transferencia.

La responsabilidad de la realización de la transferencia recae en las personas encargadas de los archivos de gestión o de oficina de las distintas unidades y servicios bajo el control y supervisión, siguiendo las indicaciones establecidas en el presente procedimiento.

2. ¿Qué documentos se han de transferir?

Se han de transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades que la unidad o servicio tienen encomendadas.

3. Operaciones previas a la transferencia

 Revisión: La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:

 ● comprobar que los expedientes estén debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes;

● comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento;

 ● eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales;

● eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc.

Ordenación en cajas

Los documentos, una vez revisados, se introducirán en cajas de cartón de archivo definitivo de formato normalizado (tamaño DIN A4), teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

● el número de documentos que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos;

 ● debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre se solucionará con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I – Expediente X, vol. II);

● cada una de las cajas llevará un número correlativo en el lomo bajo claramente visible, que será el que permita identificarlas y que se consignará en el formulario de Relación de entrega de documentos, comenzando siempre en cada transferencia por el número 1.

4. Realización de la transferencia

 ¿Cuándo?

Los documentos, en tanto no existan tablas de valoración que determinen otra cosa, deberán transferirse, como norma general, al año de haber finalizado su trámite administrativo1 y durante el periodo establecido para cada archivo de gestión en el calendario anual de transferencias, aprobado por la Secretaria General.

¿Cómo?

La persona responsable de la preparación, ejecución y seguimiento de la transferencia habrá de seguir los siguientes pasos:

A) Cumplimentar y tramitar el Impreso de previsión de transferencia de documentos.

El Impreso de previsión de transferencia de documentos se cumplimentará del siguiente modo:

 ● Fecha: Recoge la fecha en que se cumplimenta el impreso (formato DD/MM/AAAA).

 ● Datos de la unidad que solicita la transferencia: ○ Unidad o Servicio: Denominación de la unidad o servicio que solicita la transferencia de documentos. ○ Sección o Negociado: Denominación específica de la unidad que solicita la transferencia de documentos, a nivel de Sección o Negociado. (No es necesario cumplimentar este campo si coincide con el de Unidad o Servicio).