Técnicas de detección, organización y
obtención de información de base.
Microsoft
Access es un programa de mucha ayuda ya que en su barra de herramientas podemos
encontrar distintas opciones que nos permitan agilizar documentación como
formularios, memos, macros, etc.
En
el computador podemos encontrar el icono de inicio, al dar clic en este se
desplegará una serie de opciones de programas que están instalados en nuestra
PC, y es ahí n donde podremos buscar Microsoft Access.
Ejemplo:
Al abrir el programa de Access nos aparecen
opciones para crear la base de datos y se procede a seleccionar “base de datos
en blanco”. Posterior a esto se le deberá asignar un nombre a la tabla y se da
clic en el botón “Crea”.
Para
agregar los campos con sus propiedades nos dirigimos a la barra de herramientas
y buscamos en la sección “Crear” y posterior a eso le damos clic en diseño de
tablas.
Para
poder grabar la tabla procedemos dar clic en la” x” que se encuentra a una
esquina de la tabla y daremos clic en guardar.
La combinación de correspondencia es una forma
magnífica de poner los datos de Access en funcionamiento. En este vídeo se
muestra cómo crear una carta modelo típica en Word 2013, ejecutando el
comando Word Merge en Access 2013.
Abra la base de datos de Access que contiene
las direcciones que desea combinar con Word.
.Elija entre dejar que el asistente combine
las direcciones en un documento de Word que ya existe o empezar con un
documento nuevo, en blanco.
Haga clic en Aceptar.
Word se iniciará y aparecerá la
pestaña Correspondencia y el panel Combinar correspondencia.
Vaya avanzando por los pasos del asistente,
haciendo clic en los vínculos Siguiente o Anterior de la
parte inferior del panel Combinar correspondencia.
En el siguiente paso no será necesario que el
asistente seleccione la lista de
destinatarios porque ya la seleccionó en Access. Ahora bien, puede que quiera
precisar la lista haciendo clic en Editar lista de destinatarios. En el
cuadro que se abre, puede eliminar destinatarios individuales de la
combinación, aplicar filtros, ordenar la lista, etc.
En el siguiente paso el asistente, escriba la
carta (a menos que esté trabajando con un documento que ya existe).
Ponga el cursor en la ubicación donde quiera
que aparezcan los datos y haga clic en Bloque de direcciones, Línea
de saludo o Más elementos en el panel Combinar correspondencia
para insertar los datos de Access en el documento. En los cuadros que
aparezcan, seleccione el formato que quiere y haga clic en Asignar
campos para asegurarse de que los campos se asignan correctamente.
En el último
paso el asistente, deberá hacer clic en los botones Siguiente (>>)
o Anterior (<<) para obtener una vista previa y tener una idea del
aspecto que tendrán los datos combinados cuando imprima el documento.
Guarde y cierre el documento de Word.
Interrelaciones destacables
Antes de llevarla a Word, vamos a quitar la cuadrícula que sobra. Pulsamos
en la pestaña Vista, y desmarcamos Línea de cuadrícula.
Así nos quedará la tabla sola:
Ahora vamos a copiar la tabla para llevarla a Word. Pinchamos en la
pestaña Inicio. Seleccionamos la tabla entera arrastrando con
el ratón sobre ella, y hacemos clic con el botón derecho del ratón en la
tabla. En el menú que aparece pinchamos en Copiar.
Ponemos en marcha Word, abrimos el
documento en donde la queremos copiar, y en la pestaña Inicio tocamos
en la flecha que hay debajo del icono Pegar, para que se
despliegue un menú. Aquí pinchamos en Pegado Espacial. En la
ventana que se abre marcamos Como Hoja de Cálculo y, esto es
muy importante, también activamos la opción Pegar vínculo:
La tabla aparecerá en
Word. Si es demasiado grande o demasiado pequeña podemos cambiar su tamaño
arrastrando los puntos que hay en los bordes de la tabla:
Como hemos explicado, la ventaja de vincular
una tabla de Excel a Word es que si haces un cambio en dicha tabla en
Excel aparece automáticamente en Word, si ambos programas y documentos en
donde están las tablas, están abiertos. Por ejemplo, si pintamos una celda de
rojo en Excel, así aparecerá al instante en Word:
Si hemos hecho algún cambio en la tabla de Excel, pero no teníamos abierto
el documento vinculado en Word, cuando abramos la tabla en Word simplemente hay
que pulsar con el botón derecho en la tabla y usar la opción Actualizar
vínculo, para añadir todos los cambios.
Convertir documentos de Word Power Point
Abre tu documento usando Microsoft Word. Inicia Word y abre el documento
haciendo clic en "Archivo" y luego en "Abrir". Cualquier
documento puede convertirse en un documento de PowerPoint, pero sé consciente
de que tendrás que copiar y pegar las imágenes a mano.
Separa cada "diapositiva" con títulos. A fin de que PowerPoint
sepa dónde dividir las diapositivas, tienes que dividir la información. En la
línea encima de cada lista, párrafo u oración que quieras que sea una
diapositiva aparte, escribe un título para la diapositiva, como "Números
para el primer trimestre" u "Obras citadas".
Esto se convertirá en el texto grande en negrita en la parte superior de
cada diapositiva de PowerPoint.
Dirígete al menú "Estilos". Haz clic en la pestaña
"Inicio" en la esquina superior izquierda de Word. A lo largo de la
barra de herramientas en la parte superior de la pantalla, debes ver un
recuadro grande etiquetado como "Estilos". En él hay varios ejemplos
de formatos etiquetados como "Normal", "Sin espaciado",
Resalta tus títulos y haz clic en "Título 1". Tendrás que
formatear cada título individualmente. El texto se volverá grande, azul y se
pondrá en negrita, y PowerPoint usará este formato para determinar los títulos
de las diapositivas. Formatea el contenido de las diapositivas como
"Título 2". Presiona "Enter" para crear un espacio entre
cada bloque de texto que quieras separar. Ahora, selecciona el texto y haz clic
en "Título 2" en el menú "Estilos". El texto se pondrá
azul. Cada línea o párrafo individual será una viñeta diferente en tu
diapositiva final.
Las secciones con viñetas se mantendrán en la misma diapositiva si están
formateadas como "Título 2".
Agrega subviñetas usando "Título 3". Si asignas a un texto el
formato de "Título 3", este texto aparecerá sangrado hacia la derecha
y en una línea separada. La diapositiva de PowerPoint aparecerá de la siguiente
forma:
Separa cada diapositiva con un espacio. Presiona "Enter" antes de
cada título nuevo. Esto crea el boceto para el PowerPoint. Cada línea grande en
negrita indica un título, y el texto azul pequeño debajo de estas líneas es el
contenido de la diapositiva. Si hay un espacio y luego otro título, PowerPoint
lo separará en una nueva diapositiva.
Personaliza el texto si quieres. Una vez que hayas establecido el boceto,
puedes cambiar el tamaño, el color y la fuente del texto, los cuales se
convertirán a PowerPoint. El texto ya no tiene que estar azul o en negrita; ya
se ha codificado para la conversión a PowerPoint.
Si borras los espacios entre las líneas para tratar de agregar texto nuevo,
es posible que no se formatee correctamente, así que siempre realiza este paso
al final.
Envía el documento a PowerPoint haciendo clic en "Archivo" y
luego en "Enviar a PowerPoint". PowerPoint tomará tu documento y lo
convertirá automáticamente en diapositivas. Si no puedes ver el botón de
"Enviar a PowerPoint":
Haz clic en "Archivo" y luego en "Opciones" para abrir
la ventana "Opciones".
Haz clic en "Barra de herramientas de acceso rápido".
Selecciona "Todos los comandos" debajo del menú "Comandos
disponibles en:".
Desplázate hacia abajo por la lista de comandos en orden alfabético hasta
que encuentres "Enviar a Microsoft PowerPoint". Haz clic en
"Agregar".
Haz clic en "Aceptar" en la esquina inferior derecha. Ahora
aparecerá un pequeño botón en la esquina superior izquierda de Word que te
permitirá enviar el documento a PowerPoint.
Personaliza tu presentación en PowerPoint. Aplica los toques finales a tu
presentación, como animaciones de diapositivas, sonidos, temas o imágenes.
Word no convertirá las imágenes automáticamente; tendrás que copiarlas y
pegarlas manualmente o insertarlas en tus diapositivas.
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